圖書館如何從線上預約系統中獲益
在網站加入線上預約表單，能為圖書館帶來許多好處。這些表單讓民眾能預約各式各樣的服務與資源，有助於讓圖書館在未來繼續扮演核心角色。
圖書館廣受民眾喜愛。Pew Research 的一項研究發現，76% 的美國人認為圖書館能很好地滿足社區需求。可惜的是，這份喜愛並沒有轉化為到館人數。同一份調查顯示，過去 12 個月內只有 44% 的美國人去過圖書館，而三年前這個數字是 53%。
圖書館知道，如果要在 21 世紀繼續滿足社區需求，就必須創新。同樣地，它們也明白科技將在這場轉型中扮演的角色。
一方面，科技正是圖書館到館人數下滑的根源。免費的數位內容意味著圖書館不再扮演過去的角色。當人們需要研究資料時，更可能前往 Wikipedia 或用 Google 搜尋，而不是去當地的圖書館。拜 Amazon 所賜，可取得的書籍種類和價格也已大幅改變。
這些趨勢不會改變，但圖書館在社區中扮演的角色可以改變。圖書館一向不只是借書的地方，而近年來，它們更迅速擴展了所提供的服務。如此一來，就能確保圖書館繼續成為社會中受重視的機構。
例如，許多圖書館現在提供可預約的空間，用於會議、簡報和其他活動。圖書館也不再只提供書籍和其他媒體，經常出租各種對當地社區有用的設備。活動和課程也已成為圖書館常見的服務，讓民眾能學習有價值又有趣的新技能。
提供這些新服務也帶來新的挑戰。這些新服務通常需要預約額外的設備或空間，而圖書館並不一定具備讓使用者預約空間與設備的系統。在預算已經吃緊的情況下，投資昂貴的圖書館電腦預約系統並不可行。這意味著圖書館員常常只能將就使用臨時拼湊、無法滿足民眾需求的方案。
Bookly 這套線上預約解決方案可以填補這個缺口。Bookly 是一套價格實惠卻高度彈性的圖書館設施預約系統，可加入任何 WordPress 網站。設定 Bookly 不需要開發人員，圖書館員可以自行完成，整個設定過程只需幾分鐘。簡而言之，它非常適合作為圖書館設施預約系統。
以下我們將介紹公共圖書館與大學圖書館預約系統採用 Bookly 的核心好處。
自訂表單以配合圖書館網站
許多「現成」的線上預約表單，與所嵌入的圖書館網站格格不入。更糟的是，它們無法依照所提供服務需要的資訊來自訂表單。相比之下，Bookly 高度可自訂，可以調整以符合任何圖書館網站的需求。
首先，表單的顏色和字型可以修改，以配合所加入的網站。其次，表單中的特定步驟可以顯示或隱藏。最後，您可以在表單中新增欄位，以符合所預約服務或設備的需求。
針對行動裝置優化的表單
在北美，超過 50% 的網路流量來自行動裝置。在亞洲，這個數字更高，約 62% 的網頁瀏覽是在行動裝置上進行的。大多數民眾都會用手機瀏覽圖書館網站，因此網站和預約表單都必須針對小螢幕優化。當 Bookly 偵測到圖書館網站是透過行動裝置瀏覽時，會自動調整，並呈現專為行動裝置設計的表單。
這意味著民眾可以在一天中的任何時間、任何地點使用圖書館預約表單。Bookly 表單的桌面版和行動版都經過數千名使用者測試，並採用簡潔直覺的使用者介面，確保使用者順利完成圖書館預約表單。
網站上的表單數量不限
如前言所述，圖書館現在為一般民眾提供更廣泛的服務、空間與設備。每一種服務在預約時都需要特定資訊。透過 Bookly，您可以為圖書館網站建立任意數量的表單。每個表單都可以有獨特的欄位，讓您精確取得所需資訊。同時，所有圖書館預約都能加入同一個 Bookly 行事曆，無論使用哪個表單，您都能輕鬆管理所有預約。
收取預約費用
圖書館提供的許多服務或空間需要收費以支應成本。Bookly 讓使用者在預約時線上付款。設定圖書館預約表單時，管理員可以選擇收取訂金或全額付款。訂金功能有助於避免資源被預約後又遭取消。
Bookly 整合了十多種金流服務，可以輕鬆融入圖書館現有的財務系統。已完成和待處理的付款都可以排序和篩選。如果服務或空間不需要付費，可以在表單中隱藏這個步驟。
讓圖書館會員自行管理預約
推出新服務的顧慮之一，是會占用圖書館員原本就很忙碌的時間。Bookly 讓圖書館會員能自行管理自己的預約。完成預約後，使用者可以取得專屬的帳戶資料，登入後就能查看預約詳情。如果獲得權限，他們還可以修改預約，包括取消預約。這讓圖書館員工不必再處理查找預約資訊和變更申請等行政工作。
發送簡訊與 email 通知
簡訊與 email 通知能確保被預約的資源得到妥善利用。通知可以設定在預約前的指定時間自動發送，並包含預約的完整資訊，包括日期、時間與地點。使用通知可以減少「爽約」的情況，讓圖書館會員從所預約的資源中獲得更多價值。
通知可以完全自訂，以符合圖書館的需求。寄件者名稱和 email 地址可以設定為圖書館員工。Email 可以用純文字或 HTML 格式寄送，而且有 WYSIWYG 編輯器，讓您輕鬆修改內建的範本。透過自訂品牌元素，預約者一眼就能看出通知確實來自圖書館。
輕鬆搜尋與篩選預約
手動處理大量預約可能極其困難。圖書館員工可能需要找出某筆預約的特定資訊，而 Bookly 讓這類搜尋與篩選變得非常簡單。在 Bookly 管理面板中套用篩選條件，就能快速找到過去或未來的預約。找到正確的預約後，可以修改或加上備註。所有預約都可以列印出來，為員工製作紙本行程表，也可以匯出為 CSV，交由其他資料庫軟體新增或修改。
圖書館會員與員工可以輕鬆取消預約
預約可以設定最短取消期限，期限一過就無法取消預約。這是避免臨時取消、確保圖書館資源得到充分利用的好方法。如果預約確實需要在允許的期限內取消，有很多方式可以選擇：圖書館使用者可以透過網站取消預約，員工可以透過 Bookly 控制台修改和取消預約，通知 email 中甚至可以加入取消連結，讓使用者直接從收件匣取消預約。
選擇手動或自動核准預約
您可以決定手動核准所有預約。對於活動空間來說，這可能是個好主意，因為您會想先審核預約的對象。如果選擇這個選項，Bookly 會把預約設為「審批中」狀態，在圖書館員工核准之前都會維持此狀態。在其他情況下，您可能更希望預約立即獲得核准。如果想把行政負擔降到最低，這是個好選擇。選擇這個選項後，新預約會自動核准並加入 Bookly 行事曆。您可以依狀態（待處理或已核准）篩選和排序預約。
在預約中加入額外項目
設定預約時，您可以選擇提供額外的「附加」項目，讓圖書館為使用者提供更多價值。例如，如果圖書館出租會議室，同時提供投影機、麥克風或支援人員可能很合理。使用者在填寫預約表單時，就會看到這些額外選項。額外選項甚至可以是延長時間。同樣地，在出租設備或空間時，這也是很好的選項。
允許週期性預約
Bookly 讓您可以設定週期性預約選項，使用者可以選擇讓某筆預約在接下來的幾週或幾個月內重複。例如，可以用來預約為期六週的課程，或讓使用者在每週一預約特定的會議室。這對使用者很方便，也讓週期性預約的管理變得容易許多。
建立候補名單
有些設備、課程或空間可能非常熱門。在這種情況下，您可以建立候補名單。當某項資源被預約一空時，使用者可以選擇加入候補名單。當有預約名額釋出時，該使用者會自動被分配到新空出的時段。
讓使用者留下評價
圖書館經常請第三方為使用者提供課程或服務，了解使用者的意見很有幫助。如果選擇這個選項，預約結束後會向使用者發送一則回訪通知，通知中有一個網址，點擊後即可留下評價。Bookly 會利用這些意見回饋計算綜合評分。這個分數可以用來私下評估提供服務的人員，也可以公開顯示在網站上，協助圖書館會員做出決定。
內建分析
圖書館在追蹤自身表現方面越來越精細。Bookly 透過內建的分析功能支援這些做法。您可以在管理控制台使用 Bookly 的分析工具，查看已預約的數量、已完成的預約數量，以及由哪些團隊成員完成等資料。您也可以查看提供預約服務的成本，更清楚了解提供額外服務或設備的財務影響。
結論
21 世紀的圖書館提供各式各樣的服務、設備與空間，需要同樣靈活的圖書館預約表單解決方案。Bookly 這套線上預約軟體，能滿足充滿活力、為當地社區提供豐富服務的圖書館的需求。
