Como as bibliotecas podem se beneficiar de um sistema de reservas on-line

As bibliotecas podem ganhar muito ao adicionar formulários de reserva on-line ao site. Esses formulários permitem que o público reserve a grande variedade de serviços e materiais oferecidos, o que ajuda a preservar o papel central das bibliotecas no futuro.

As bibliotecas são muito queridas pelo público. Um estudo do Pew Research revelou que 76% dos americanos achavam que as bibliotecas atendiam bem às necessidades da sua comunidade. Infelizmente, esse carinho pelas bibliotecas não se traduz em visitas. A mesma pesquisa mostrou que, nos últimos doze meses, apenas 44% dos americanos tinham visitado uma biblioteca. Três anos antes, esse número era de 53%.

As bibliotecas sabem que precisam inovar se quiserem continuar atendendo às necessidades da comunidade no século XXI. E também entendem o papel que a tecnologia terá nessa transformação.

Por um lado, a tecnologia está na raiz da queda no número de visitantes. Com o conteúdo digital gratuito, as bibliotecas já não têm o mesmo papel de antes. Quando as pessoas precisam de material de pesquisa, é mais provável que recorram à Wikipédia ou ao Google do que à biblioteca do bairro. A variedade de livros disponíveis e o preço deles mudaram radicalmente graças à Amazon.

Essas tendências não vão mudar, mas o papel das bibliotecas na comunidade pode. As bibliotecas sempre ofereceram mais do que empréstimo de livros. E, nos últimos anos, ampliaram rapidamente essa oferta. Assim, garantem que continuarão sendo uma instituição valorizada pela sociedade.

Por exemplo, muitas bibliotecas hoje oferecem salas para reuniões, apresentações e outros eventos. As bibliotecas também foram além dos livros e de outras mídias: muitas alugam diversos equipamentos úteis para a comunidade local. Eventos e cursos também se tornaram comuns nas bibliotecas e permitem que o público aprenda novas habilidades valiosas e interessantes.

Oferecer esses novos serviços traz novos desafios. Normalmente, esses serviços exigem a reserva de equipamentos ou espaços. Nem sempre as bibliotecas têm sistemas que permitam ao público reservar espaços e equipamentos. Com orçamentos já apertados, investir em um sistema de reserva de computadores para bibliotecas caro não é viável. Por isso, os bibliotecários muitas vezes precisam recorrer a soluções improvisadas, que não atendem às necessidades do público.

O Bookly é uma solução de reservas on-line que pode preencher essa lacuna. É um sistema de reserva de espaços para bibliotecas barato, mas muito flexível, que pode ser adicionado a qualquer site WordPress. Configurar o Bookly não exige um desenvolvedor, então os próprios bibliotecários podem fazer isso. Todo o processo de configuração leva só alguns minutos. Em resumo, ele é perfeito como sistema de reserva de espaços da biblioteca.

Veja as principais vantagens de adotar o Bookly como sistema de reservas em bibliotecas públicas e universitárias.

Personalize o formulário de acordo com o site da biblioteca

Muitos formulários de reserva on-line “prontos” destoam bastante do site da biblioteca em que são incorporados. Além disso, não permitem adaptar o formulário para coletar exatamente as informações necessárias para o serviço oferecido. Já o Bookly é altamente personalizável, ou seja, pode ser adaptado às necessidades de qualquer site de biblioteca.

Primeiro, as cores e as fontes podem ser ajustadas para combinar com as do site onde o formulário será adicionado. Segundo, etapas específicas do formulário podem ser exibidas ou ocultadas. Por fim, é possível adicionar novos campos aos formulários de acordo com as exigências do serviço ou do equipamento reservado.

Formulários otimizados para celular

Na América do Norte, mais de 50% do tráfego da internet vem de dispositivos móveis. Na Ásia, esse número é ainda maior: cerca de 62% de todas as visualizações de páginas acontecem no celular. A maior parte do público vai acessar o site da biblioteca pelo celular. Por isso, é fundamental que tanto o site quanto os formulários de reserva sejam otimizados para telas menores. O Bookly se ajusta automaticamente quando detecta que o site da biblioteca está sendo acessado por um dispositivo móvel e exibe formulários projetados especificamente para celular.

Assim, o público pode usar o formulário de reserva da biblioteca a qualquer hora do dia e de onde estiver. As versões para computador e para celular dos formulários do Bookly foram testadas por milhares de usuários. Elas têm uma interface elegante e intuitiva, que garante que o formulário de reserva seja preenchido até o fim.

Número ilimitado de formulários no site

Como dissemos na introdução, as bibliotecas hoje oferecem ao público uma variedade muito maior de serviços, espaços e equipamentos. Cada uma dessas ofertas exige informações específicas no momento da reserva. Com o Bookly, você pode criar quantos formulários precisar no site da biblioteca. Cada formulário pode ter seus próprios campos, para que você obtenha exatamente as informações necessárias. Ao mesmo tempo, as reservas feitas podem ser reunidas no mesmo calendário do Bookly. Assim, você gerencia facilmente todos os agendamentos, não importa qual formulário tenha sido usado.

Receba pagamentos pelas reservas

Muitos dos serviços ou espaços que as bibliotecas oferecem exigem pagamento para cobrir os custos. O Bookly permite que os usuários paguem on-line no momento da reserva. Ao configurar os formulários de reserva da biblioteca, o administrador pode escolher entre receber um sinal ou o pagamento integral. O sinal é útil para evitar que recursos sejam reservados e depois cancelados.

O Bookly se integra a mais de uma dúzia de gateways de pagamento, o que facilita a integração aos sistemas financeiros que a biblioteca já usa. Os pagamentos, concluídos ou pendentes, podem ser ordenados e filtrados. Se o serviço ou espaço não exigir pagamento, essa etapa pode ser ocultada do formulário.

Permita que os usuários da biblioteca gerenciem as próprias reservas

Uma das preocupações ao lançar novos serviços é que eles tomem ainda mais tempo da agenda já cheia dos bibliotecários. O Bookly permite que os próprios usuários da biblioteca gerenciem as suas reservas. Quando uma reserva é feita, o usuário pode receber dados de acesso exclusivos. Depois, ele entra na conta e vê os detalhes da reserva. Também pode alterá-la, inclusive cancelá-la, se tiver permissão para isso. Isso poupa a equipe da biblioteca da tarefa administrativa de localizar informações de reservas e processar pedidos de alteração.

Envie notificações por SMS e e-mail

As notificações por SMS e e-mail garantem que os recursos reservados sejam bem aproveitados. Elas podem ser configuradas para envio automático em um horário definido antes da reserva e trazem todas as informações, incluindo data, horário e local. As notificações reduzem o número de faltas (no-shows) e aumentam o proveito que os usuários da biblioteca tiram dos recursos reservados.

As notificações podem ser totalmente personalizadas de acordo com as necessidades da biblioteca. O nome e o endereço de e-mail do remetente podem ser os de um funcionário da biblioteca. Os e-mails podem ser enviados em texto simples ou em HTML. E há um editor WYSIWYG que facilita a alteração dos modelos fornecidos. Com a identidade visual personalizada, quem fez a reserva percebe na hora que a notificação vem mesmo da biblioteca.

Pesquise e filtre reservas com facilidade

Lidar manualmente com um grande número de reservas pode ser extremamente difícil. A equipe da biblioteca pode precisar encontrar informações específicas sobre determinada reserva. O Bookly facilita muito esse tipo de pesquisa e filtragem. No painel de administração do Bookly, é possível aplicar filtros para localizar rapidamente uma reserva passada ou futura. Quando a reserva certa é encontrada, dá para alterá-la ou adicionar uma observação. Todas as reservas podem ser impressas para criar uma agenda física para a equipe. As reservas também podem ser exportadas em CSV para serem adicionadas ou alteradas em outro software de banco de dados.

Usuários e funcionários da biblioteca podem cancelar agendamentos com facilidade

É possível definir um prazo mínimo de cancelamento para os agendamentos. Depois desse prazo, não é mais possível cancelar. É uma boa forma de evitar cancelamentos de última hora e garantir que os recursos da biblioteca sejam totalmente aproveitados. Se um agendamento precisar ser cancelado dentro do prazo permitido, há várias opções. Os usuários da biblioteca podem cancelar pelo site. Os funcionários podem alterar e cancelar agendamentos pelo painel do Bookly. É possível até incluir um link de cancelamento nos e-mails de notificação, para que o usuário cancele o agendamento direto da caixa de entrada.

Escolha aprovar as reservas manual ou automaticamente

Você pode decidir aprovar todas as reservas manualmente. Isso pode ser uma boa ideia para espaços de eventos, quando você quer avaliar antes quem está fazendo a reserva. Se escolher essa opção, o Bookly coloca a reserva com o status “Pendente”. Ela fica pendente até que um funcionário da biblioteca a aprove. Em outros casos, você pode preferir que as reservas sejam aprovadas na hora. Essa é uma boa opção se você quer reduzir o trabalho administrativo. Com ela, as novas reservas são aprovadas automaticamente e adicionadas ao calendário do Bookly. Você pode filtrar e ordenar os agendamentos por status, seja pendente ou aprovado.

Adicione itens extras a uma reserva

Ao configurar uma reserva, você pode oferecer itens adicionais. Isso permite que a biblioteca ofereça ainda mais valor aos usuários. Por exemplo, se a biblioteca aluga salas de reunião, pode fazer sentido oferecer também um projetor, microfones ou pessoal de apoio. Ao preencher o formulário de agendamento, os usuários que reservam a sala veem essas opções adicionais. Uma opção adicional pode ser até tempo extra — de novo, uma boa opção para o aluguel de equipamentos ou espaços.

Permita reservas recorrentes

O Bookly permite configurar a opção de reservas recorrentes. Ou seja, os usuários podem escolher repetir determinada reserva nas próximas semanas ou meses. Por exemplo, isso pode ser usado para reservar um curso de seis semanas. Ou para que um usuário reserve determinada sala de reunião todas as segundas-feiras. É uma opção prática para o usuário e facilita muito a gestão de reservas recorrentes.

Crie listas de espera

Alguns equipamentos, cursos ou salas podem ser muito procurados. Nesse caso, você pode criar listas de espera. Quando algo já está totalmente reservado, o usuário pode optar por entrar na lista de espera. Quando um horário fica disponível, esse usuário é alocado automaticamente na vaga que abriu.

Permita que os usuários deixem avaliações

As bibliotecas costumam contratar terceiros para oferecer cursos ou serviços aos usuários. É útil saber a opinião desses usuários. Se essa opção estiver ativada, uma mensagem de acompanhamento é enviada ao usuário depois da reserva. Nessa notificação há um URL que, ao ser clicado, permite que o usuário deixe uma avaliação. O Bookly usa esse retorno para calcular uma nota geral. Essa nota pode ser usada para avaliar internamente quem prestou o serviço. Ou pode ser exibida publicamente no site para ajudar os usuários da biblioteca a decidir.

Análises integradas

As bibliotecas estão cada vez mais sofisticadas no acompanhamento do seu desempenho. O Bookly apoia essas iniciativas com análises integradas. O conjunto de análises do Bookly está disponível no painel de administração. Com ele, é possível ver dados como o número de agendamentos reservados, quantos foram realizados e quais membros da equipe os realizaram. Você também pode ver o custo de realizar as reservas, para entender melhor o impacto financeiro de oferecer serviços ou equipamentos adicionais.

Conclusão

A grande variedade de serviços, equipamentos e espaços que uma biblioteca do século XXI oferece exige uma solução de formulários de reserva igualmente flexível. O Bookly é um software de reservas on-line que atende às necessidades de bibliotecas dinâmicas, que oferecem uma ótima seleção de serviços à comunidade local.