Come le biblioteche possono trarre vantaggio da un sistema di prenotazione online

Le biblioteche possono trarre grandi vantaggi dall’aggiunta di moduli di prenotazione online al proprio sito. Questi moduli permettono al pubblico di prenotare l’ampia gamma di servizi e materiali offerti, contribuendo a preservare il ruolo centrale delle biblioteche anche in futuro.

Le biblioteche sono molto amate dal pubblico. Secondo uno studio del Pew Research Center, il 76% degli americani ritiene che le biblioteche rispondano bene alle esigenze della propria comunità. Purtroppo questo affetto non si traduce in visite. Lo stesso sondaggio ha mostrato che negli ultimi dodici mesi solo il 44% degli americani aveva visitato una biblioteca, contro il 53% di tre anni prima.

Le biblioteche sanno di dover innovare se vogliono continuare a rispondere alle esigenze della comunità nel XXI secolo. E sanno anche quale ruolo avrà la tecnologia in questa trasformazione.

Da un lato la tecnologia è all’origine del calo dei visitatori. I contenuti digitali gratuiti fanno sì che le biblioteche non abbiano più il ruolo di un tempo. Quando servono materiali di ricerca, le persone vanno più facilmente su Wikipedia o fanno una ricerca su Google che in biblioteca. Grazie ad Amazon, la scelta di libri disponibili e il loro costo sono cambiati radicalmente.

Queste tendenze non cambieranno, ma il ruolo delle biblioteche nella comunità sì. Le biblioteche sono sempre state luoghi che offrono più del semplice prestito di libri, ma negli ultimi anni hanno ampliato rapidamente la loro offerta. In questo modo possono continuare a essere un’istituzione apprezzata dalla società.

Per esempio, molte biblioteche oggi offrono sale da prenotare per riunioni, presentazioni e altri eventi. Le biblioteche sono andate oltre libri e altri media: spesso noleggiano anche varie attrezzature utili alla comunità locale. Anche eventi e corsi sono diventati un’offerta comune, che permette al pubblico di imparare nuove competenze utili e interessanti.

Offrire questi nuovi servizi porta con sé nuove sfide. Di solito richiedono la prenotazione di attrezzature o spazi aggiuntivi, e le biblioteche non sempre dispongono di sistemi che permettano agli utenti di prenotarli. Con budget già sotto pressione, investire in un costoso sistema di prenotazione dei PC per biblioteche non è sostenibile. Così i bibliotecari devono spesso arrangiarsi con soluzioni improvvisate che non soddisfano le esigenze del pubblico.

Bookly è una soluzione di prenotazione online che può colmare questa lacuna. Bookly è un sistema di prenotazione degli spazi per biblioteche economico ma molto flessibile, che si può aggiungere a qualsiasi sito WordPress. Per configurarlo non serve uno sviluppatore: possono farlo i bibliotecari stessi, e l’intera configurazione richiede solo pochi minuti. In breve, è perfetto come sistema di prenotazione degli spazi di una biblioteca.

Vediamo i principali vantaggi di Bookly come sistema di prenotazione per biblioteche pubbliche e universitarie.

Personalizza il modulo in base al sito della biblioteca

Molti moduli di prenotazione online «preconfezionati» stonano con il sito della biblioteca in cui vengono inseriti. Inoltre non permettono di personalizzare il modulo per raccogliere esattamente le informazioni richieste dal servizio offerto. Bookly, al contrario, è altamente personalizzabile e si adatta alle esigenze di qualsiasi sito di biblioteca.

Innanzitutto puoi modificare colori e font per adattarli a quelli del sito in cui inserisci il modulo. Poi puoi mostrare o nascondere singoli passaggi del modulo. Infine puoi aggiungere nuovi campi in base alle esigenze del servizio o dell’attrezzatura da prenotare.

Moduli ottimizzati per dispositivi mobili

In Nord America oltre il 50% del traffico internet proviene da dispositivi mobili. In Asia la quota è ancora più alta: circa il 62% delle visualizzazioni web avviene da mobile. La maggior parte del pubblico accederà al sito della biblioteca dallo smartphone, per questo è fondamentale che sia il sito sia i moduli di prenotazione siano ottimizzati per gli schermi più piccoli. Bookly si adatta automaticamente quando rileva che il sito della biblioteca viene visualizzato da un dispositivo mobile e mostra moduli progettati appositamente per questi dispositivi.

Così il pubblico può usare il modulo di prenotazione della biblioteca a qualsiasi ora e ovunque si trovi. Sia la versione desktop sia quella mobile dei moduli di Bookly sono state testate da migliaia di utenti e hanno un’interfaccia elegante e intuitiva, che aiuta gli utenti a completare la prenotazione.

Numero illimitato di moduli sul sito

Come detto nell’introduzione, oggi le biblioteche offrono al pubblico una gamma molto più ampia di servizi, spazi e attrezzature, e ognuno richiede informazioni specifiche al momento della prenotazione. Con Bookly puoi creare tutti i moduli che ti servono per il sito della biblioteca, ciascuno con campi propri, così ottieni esattamente le informazioni che ti servono. Allo stesso tempo, tutte le prenotazioni confluiscono nello stesso calendario di Bookly, così puoi gestire facilmente tutti gli appuntamenti, qualunque sia il modulo usato.

Ricevi pagamenti per le prenotazioni

Molti dei servizi o degli spazi offerti dalle biblioteche richiedono un pagamento per coprire i costi. Bookly permette agli utenti di pagare online al momento della prenotazione. Quando configura i moduli di prenotazione, l’amministratore può scegliere di richiedere un acconto o il pagamento completo. L’acconto è utile per evitare che le risorse vengano prenotate e poi cancellate.

Bookly si integra con più di una dozzina di gateway di pagamento, quindi è facile inserirlo nei sistemi finanziari già usati dalla biblioteca. I pagamenti, sia completati sia in sospeso, possono essere ordinati e filtrati. Se il servizio o lo spazio non richiede un pagamento, puoi nascondere questo passaggio dal modulo.

Consenti agli utenti della biblioteca di gestire le proprie prenotazioni

Uno dei timori legati all’introduzione di nuovi servizi è che sottraggano altro tempo ai bibliotecari, già molto impegnati. Bookly permette agli utenti della biblioteca di gestire da soli le proprie prenotazioni. Quando un utente prenota, può ricevere i dati di accesso al proprio account personale. Può quindi accedere e vedere i dettagli della prenotazione, oltre a modificarla o cancellarla, se ha il permesso di farlo. Così il personale della biblioteca non deve occuparsi di cercare le informazioni sulle prenotazioni e gestire le richieste di modifica.

Invia notifiche via SMS ed email

Le notifiche via SMS ed email garantiscono che le risorse prenotate vengano usate davvero. Puoi impostarle perché vengano inviate automaticamente con un certo anticipo rispetto alla prenotazione. Le notifiche contengono tutte le informazioni sulla prenotazione, compresi data, ora e luogo. Usare le notifiche riduce i no-show e aumenta il valore che gli utenti ricavano dalle risorse prenotate.

Le notifiche sono completamente personalizzabili in base alle esigenze della biblioteca. Come mittente puoi impostare il nome e l’indirizzo email di un membro del personale. Le email possono essere inviate in testo semplice o in HTML, e un editor WYSIWYG permette di modificare facilmente i modelli forniti. Personalizzando l’aspetto grafico, chi prenota capirà subito che la notifica arriva proprio dalla biblioteca.

Cerca e filtra facilmente le prenotazioni

Gestire manualmente un gran numero di prenotazioni può essere molto difficile. Il personale della biblioteca può avere bisogno di trovare informazioni specifiche su una certa prenotazione, e Bookly rende queste ricerche molto semplici. Nel pannello di amministrazione di Bookly puoi applicare dei filtri per trovare rapidamente una prenotazione passata o futura. Una volta trovata, puoi modificarla o aggiungere una nota. Puoi stampare tutte le prenotazioni per creare un programma cartaceo per il personale, oppure esportarle in CSV per aggiungerle o modificarle in un altro database.

Utenti e personale della biblioteca possono cancellare facilmente gli appuntamenti

Per gli appuntamenti puoi impostare un termine minimo di cancellazione: una volta scaduto, non sarà più possibile cancellare. È un buon modo per evitare le cancellazioni dell’ultimo minuto e sfruttare al meglio le risorse della biblioteca. Se un appuntamento deve essere cancellato entro i termini consentiti, le opzioni sono tante. Gli utenti possono cancellare l’appuntamento tramite il sito, mentre il personale può modificarlo e cancellarlo dalla bacheca di Bookly. Puoi persino includere un link di cancellazione nelle email di notifica, così l’utente può cancellare l’appuntamento direttamente dalla propria casella di posta.

Scegli se approvare le prenotazioni manualmente o automaticamente

Potresti decidere di approvare manualmente tutte le prenotazioni. Può essere una buona idea per gli spazi per eventi, quando vuoi prima verificare chi sta prenotando. Se scegli questa opzione, Bookly metterà la prenotazione nello stato «Da confermare» finché un membro del personale non la approva. In altri casi potresti preferire che le prenotazioni vengano approvate subito: è una buona scelta se vuoi ridurre il carico amministrativo. Con questa opzione, le nuove prenotazioni vengono approvate automaticamente e aggiunte al calendario di Bookly. Puoi filtrare e ordinare gli appuntamenti in base allo stato, «Da confermare» o «Confermato».

Aggiungi elementi extra a una prenotazione

Quando configuri una prenotazione, puoi offrire degli elementi «extra», così la biblioteca offre ancora più valore ai suoi utenti. Per esempio, se noleggia una sala riunioni, può avere senso offrire anche un proiettore, dei microfoni o personale di supporto. Chi prenota la sala vedrà queste opzioni aggiuntive mentre compila il modulo di prenotazione. Un’opzione aggiuntiva potrebbe essere anche del tempo extra: di nuovo, una buona idea quando si noleggiano attrezzature o spazi.

Consenti le prenotazioni ricorrenti

Bookly permette di attivare le prenotazioni ricorrenti: gli utenti possono far ripetere una prenotazione nelle settimane o nei mesi successivi. Per esempio, si può prenotare un corso di sei settimane, oppure una determinata sala riunioni ogni lunedì. È comodo per l’utente e rende molto più semplice gestire le prenotazioni ricorrenti.

Crea liste d’attesa

Alcune attrezzature, corsi o sale possono essere molto richiesti. In questo caso puoi creare liste d’attesa. Quando qualcosa è già tutto prenotato, l’utente può scegliere di entrare in lista d’attesa. Quando si libera un posto, l’utente viene assegnato automaticamente alla fascia oraria appena disponibile.

Consenti agli utenti di lasciare recensioni

Spesso le biblioteche si affidano a soggetti esterni per tenere corsi o offrire servizi ai propri utenti, ed è utile conoscere l’opinione degli utenti. Se attivi questa opzione, dopo la prenotazione l’utente riceverà una notifica di follow-up con un link per lasciare una recensione. Bookly usa poi questi feedback per calcolare un punteggio complessivo, che puoi usare per valutare in privato chi ha erogato il servizio oppure mostrare pubblicamente sul sito per aiutare gli utenti della biblioteca a scegliere.

Analisi integrate

Le biblioteche sono sempre più attente a monitorare le proprie prestazioni, e Bookly supporta queste iniziative con analisi integrate, disponibili nella bacheca di amministrazione. Con le analisi puoi vedere dati come il numero di appuntamenti prenotati, quanti sono stati effettivamente svolti e quali membri del team li hanno svolti. Puoi anche consultare il costo delle prenotazioni per capire meglio l’impatto economico dell’offerta di servizi o attrezzature aggiuntivi.

Conclusione

L’ampia gamma di servizi, attrezzature e spazi che una biblioteca del XXI secolo offre richiede una soluzione di prenotazione altrettanto flessibile. Bookly è un software di prenotazione online che risponde alle esigenze delle biblioteche dinamiche che offrono un’ampia scelta di servizi alla comunità locale.