Чем библиотекам полезна система онлайн-записи

Формы онлайн-записи на сайте очень полезны библиотекам. С их помощью посетители могут бронировать самые разные услуги и материалы — а это поможет библиотекам и в будущем сохранить свою центральную роль.

Библиотеки очень любимы людьми. Исследование Pew Research показало, что 76% американцев считают, что библиотеки хорошо удовлетворяют потребности местного сообщества. К сожалению, эта любовь не превращается в посещения. Тот же опрос показал, что за последние двенадцать месяцев библиотеку посещали лишь 44% американцев. Тремя годами ранее этот показатель составлял 53%.

Библиотеки понимают, что без нововведений не смогут удовлетворять потребности своего сообщества в XXI веке. Понимают они и то, какую роль в этой трансформации сыграют технологии.

С одной стороны, именно технологии — главная причина падения посещаемости. Бесплатный цифровой контент лишил библиотеки прежней роли. Когда людям нужны материалы для исследования, они скорее откроют «Википедию» или поищут в Google, чем пойдут в местную библиотеку. А благодаря Amazon ассортимент книг и их цены изменились до неузнаваемости.

Эти тенденции не изменятся, а вот роль библиотек в сообществе — может. Библиотеки всегда давали больше, чем просто возможность взять книгу. А в последние годы они быстро расширяют свои предложения и благодаря этому остаются ценным общественным институтом.

Например, многие библиотеки теперь сдают помещения для встреч, презентаций и других мероприятий. Библиотеки давно предлагают не только книги и другие носители: они часто выдают в аренду разное оборудование, полезное местным жителям. Мероприятия и занятия тоже стали обычным делом — на них можно освоить новые полезные и интересные навыки.

Новые услуги приносят и новые сложности. Обычно для них нужно бронировать дополнительное оборудование или помещения. Не у всех библиотек есть системы, через которые посетители могли бы бронировать помещения и оборудование. Бюджеты и так ограничены, поэтому вкладываться в дорогую систему бронирования компьютеров в библиотеке не вариант. В итоге библиотекарям часто приходится обходиться подручными решениями, которые не отвечают потребностям посетителей.

Восполнить этот пробел может Bookly — система онлайн-записи. Bookly — недорогая, но очень гибкая система бронирования помещений и оборудования библиотеки, которую можно добавить на любой сайт WordPress. Для настройки Bookly не нужен разработчик: библиотекари справятся сами. Вся настройка занимает всего несколько минут. Словом, Bookly идеально подходит для бронирования ресурсов библиотеки.

Ниже разберём главные преимущества Bookly как системы бронирования для публичных и университетских библиотек.

Форма в стиле сайта библиотеки

Многие готовые формы онлайн-записи плохо сочетаются с сайтом библиотеки, в который их встраивают. К тому же их нельзя настроить так, чтобы запрашивать ровно ту информацию, которая нужна для конкретной услуги. Bookly, напротив, гибко настраивается и подойдёт любому сайту библиотеки.

Во-первых, цвета и шрифты можно подогнать под сайт, на который добавляется форма. Во-вторых, отдельные шаги формы можно показывать или скрывать. И наконец, в форму можно добавлять новые поля под требования бронируемой услуги или оборудования.

Формы, оптимизированные для смартфонов

В Северной Америке более 50% интернет-трафика приходится на мобильные устройства. В Азии эта доля ещё выше: около 62% всех просмотров страниц. Большинство посетителей заходят на сайт библиотеки со смартфона. Поэтому очень важно, чтобы и сайт, и формы записи были оптимизированы для небольших экранов. Bookly автоматически подстраивается, когда видит, что сайт библиотеки открыт на мобильном устройстве, и показывает формы, специально созданные для смартфонов.

Благодаря этому посетители могут пользоваться формой бронирования в любое время суток и откуда угодно. Десктопную и мобильную версии форм Bookly протестировали тысячи пользователей. У форм современный и интуитивно понятный интерфейс, чтобы посетитель обязательно завершил бронирование.

Неограниченное количество форм на сайте

Как говорилось во вступлении, библиотеки теперь предлагают гораздо больше услуг, помещений и оборудования. Для бронирования каждого из этих предложений нужна своя информация. В Bookly можно создать столько форм, сколько нужно сайту библиотеки. У каждой формы могут быть свои поля, чтобы получать ровно ту информацию, которая требуется. При этом все бронирования попадают в один календарь Bookly, так что управлять ими легко, через какую бы форму они ни были сделаны.

Оплата бронирований

За многие услуги и помещения библиотеки берут плату, чтобы покрыть расходы. Bookly позволяет пользователям оплатить бронирование онлайн сразу при оформлении. При настройке форм администратор может выбрать, брать депозит или полную оплату. Депозит полезен, чтобы ресурсы не бронировали, а потом не отменяли.

Bookly интегрируется более чем с десятком платёжных шлюзов, поэтому его легко встроить в существующие финансовые системы библиотеки. Платежи — и завершённые, и ожидающие — можно сортировать и фильтровать. Если услуга или помещение бесплатны, шаг оплаты можно скрыть.

Читатели сами управляют своими бронированиями

Одно из опасений при запуске новых услуг — что они отнимут ещё больше времени у и без того занятых библиотекарей. Bookly позволяет читателям самим управлять своими бронированиями. После бронирования пользователь может получить собственные данные для входа в аккаунт. Войдя, он видит детали бронирования, а если есть разрешение — может изменить или отменить его. Это избавляет сотрудников библиотеки от рутины: искать данные о бронированиях и обрабатывать запросы на изменения.

SMS- и email-уведомления

SMS- и email-уведомления помогают использовать забронированные ресурсы по назначению. Уведомления можно настроить так, чтобы они автоматически отправлялись за заданное время до бронирования. В них будет полная информация: дата, время и место. Уведомления сокращают число неявок и помогают читателям получить больше пользы от забронированных ресурсов.

Уведомления полностью настраиваются под требования библиотеки. В качестве отправителя можно указать имя и email сотрудника библиотеки. Письма можно отправлять обычным текстом или в HTML. А визуальный редактор (WYSIWYG) позволяет легко изменять готовые шаблоны. Благодаря фирменному оформлению получатель сразу поймёт, что уведомление действительно пришло из библиотеки.

Удобный поиск и фильтрация бронирований

Обрабатывать вручную большое количество бронирований очень трудно. Сотрудникам библиотеки может понадобиться найти конкретные сведения о том или ином бронировании. В Bookly такой поиск и фильтрация очень просты. В админ-панели Bookly с помощью фильтров можно быстро найти прошлое или будущее бронирование. Найденное бронирование можно изменить или добавить к нему заметку. Все бронирования можно распечатать, чтобы у сотрудников было бумажное расписание. Их также можно экспортировать в CSV, чтобы добавить в другую базу данных или изменить там.

Читатели и сотрудники легко отменяют записи

Для записей можно задать минимальный срок отмены. После него отменить запись будет нельзя. Это хороший способ избежать отмен в последний момент и использовать ресурсы библиотеки полностью. Если запись нужно отменить в допустимый срок, вариантов много. Читатели могут отменить запись через сайт. Сотрудники могут изменить или отменить её в консоли Bookly. В email-уведомления можно даже добавить ссылку для отмены, чтобы пользователь отменил запись прямо из почты.

Подтверждение бронирований вручную или автоматически

Вы можете решить подтверждать все бронирования вручную. Это разумно для залов для мероприятий, когда сначала нужно проверить, кто бронирует. В этом случае Bookly присвоит бронированию статус «В ожидании», и оно останется в нём, пока сотрудник библиотеки его не подтвердит. В других случаях удобнее подтверждать бронирования сразу — например, если нужно сократить административную нагрузку. Тогда новые бронирования будут автоматически подтверждаться и попадать в календарь Bookly. Записи можно фильтровать и сортировать по статусу — «В ожидании» или «Подтверждено».

Дополнительные позиции к бронированию

При настройке бронирования можно предложить дополнительные позиции. Так библиотека даёт пользователям ещё больше пользы. Например, если библиотека сдаёт переговорную, имеет смысл предложить также проектор, микрофоны или помощь сотрудника. Пользователь, бронирующий зал, увидит эти дополнительные опции при заполнении формы записи. Дополнительной опцией может быть даже дополнительное время — это тоже хороший вариант при аренде оборудования или помещения.

Повторяющиеся бронирования

В Bookly можно включить повторяющиеся бронирования. Пользователи смогут повторить бронирование на несколько недель или месяцев вперёд. Например, записаться на курс из шести еженедельных занятий или забронировать переговорную на каждый понедельник. Это удобно пользователю и сильно упрощает работу с повторяющимися бронированиями.

Листы ожидания

Некоторое оборудование, занятия или помещения могут пользоваться особым спросом. Для них можно создать листы ожидания. Если всё занято, пользователь может встать в лист ожидания. Когда место освободится, оно автоматически достанется этому пользователю.

Отзывы пользователей

Библиотеки часто приглашают сторонних специалистов проводить занятия или оказывать услуги. Полезно узнавать мнение посетителей о них. Если включить эту опцию, после бронирования пользователю придёт уведомление со ссылкой, по которой можно оставить отзыв. Bookly рассчитывает по отзывам общую оценку. Её можно использовать для внутренней оценки специалиста или показать на сайте, чтобы помочь читателям с выбором.

Встроенная аналитика

Библиотеки всё тщательнее отслеживают свои показатели. Bookly поддерживает эти усилия встроенной аналитикой, доступной в консоли администратора. В аналитике можно увидеть количество забронированных и проведённых записей и то, кто из сотрудников их провёл. Можно также посмотреть стоимость проведённых бронирований, чтобы лучше понимать финансовую сторону дополнительных услуг или оборудования.

Заключение

Самые разные услуги, оборудование и помещения, которые предлагает библиотека XXI века, требуют столь же гибкой системы бронирования. Bookly — система онлайн-записи, которая отвечает потребностям современных библиотек, предлагающих местному сообществу широкий выбор услуг.