Zo profiteren bibliotheken van een online boekingssysteem

Bibliotheken hebben veel baat bij online boekingsformulieren op hun website. Met deze formulieren kan het publiek het brede aanbod aan diensten en materialen boeken, waardoor bibliotheken ook in de toekomst een centrale rol blijven spelen.

Bibliotheken zijn enorm geliefd bij het publiek. Uit onderzoek van Pew Research bleek dat 76% van de Amerikanen vond dat bibliotheken goed in de behoeften van hun gemeenschap voorzagen. Helaas vertaalt die liefde voor bibliotheken zich niet in bezoekers. Uit dezelfde peiling bleek dat slechts 44% van de Amerikanen de afgelopen twaalf maanden een bibliotheek had bezocht. Drie jaar eerder was dat nog 53%.

Bibliotheken weten dat ze moeten vernieuwen als ze in de 21e eeuw in de behoeften van hun gemeenschap willen blijven voorzien. Ze begrijpen ook welke rol technologie in die transformatie speelt.

Enerzijds ligt technologie aan de basis van het dalende aantal bibliotheekbezoekers. Door gratis digitale content spelen bibliotheken niet meer dezelfde rol als vroeger. Hebben mensen onderzoeksmateriaal nodig, dan gaan ze eerder naar Wikipedia of zoeken ze op Google dan dat ze naar hun plaatselijke bibliotheek gaan. Het aanbod aan boeken en de prijzen ervan zijn dankzij Amazon drastisch veranderd.

Die trends veranderen niet, maar de rol die bibliotheken in de gemeenschap spelen wel. Bibliotheken zijn altijd plekken geweest die meer bieden dan alleen boeken lenen. De afgelopen jaren hebben ze dat aanbod bovendien snel uitgebreid. Zo blijven ze een gewaardeerde instelling in de samenleving.

Veel bibliotheken bieden nu bijvoorbeeld ruimtes aan die je kunt boeken voor vergaderingen, presentaties en andere evenementen. Ook bieden bibliotheken inmiddels meer dan alleen boeken en andere media. Ze verhuren vaak allerlei andere apparatuur die nuttig is voor de lokale gemeenschap. Ook evenementen en cursussen zijn een gebruikelijk onderdeel van het aanbod geworden. Daarmee kunnen mensen waardevolle en interessante nieuwe vaardigheden leren.

Deze nieuwe diensten brengen nieuwe uitdagingen met zich mee. Meestal moeten er extra apparatuur of ruimtes voor worden geboekt. Bibliotheken hebben niet altijd de systemen om bezoekers ruimtes en apparatuur te laten boeken. Nu de budgetten al onder druk staan, is investeren in een duur boekingssysteem voor bibliotheekcomputers niet haalbaar. Daardoor moeten bibliothecarissen vaak werken met noodoplossingen die niet aan de behoeften van het publiek voldoen.

Bookly is een online boekingsoplossing die die kloof kan overbruggen. Bookly is een voordelig, maar zeer flexibel boekingssysteem voor bibliotheekvoorzieningen dat je aan elke WordPress-website kunt toevoegen. Voor het instellen van Bookly heb je geen ontwikkelaar nodig, dus bibliothecarissen kunnen het zelf doen. Het hele proces duurt maar een paar minuten. Kortom: het is perfect als boekingssysteem voor bibliotheekvoorzieningen.

Hier bekijken we de belangrijkste voordelen van Bookly voor zowel openbare bibliotheken als boekingssystemen van universiteitsbibliotheken.

Pas het formulier aan de website van de bibliotheek aan

Veel kant-en-klare online boekingsformulieren vloeken met de website van de bibliotheek waarin ze zijn ingesloten. Bovendien kun je het formulier vaak niet afstemmen op precies de informatie die nodig is voor de aangeboden dienst. Bookly is daarentegen zeer goed aanpasbaar en kan worden afgestemd op de behoeften van elke bibliotheekwebsite.

Ten eerste kun je de kleuren en lettertypen aanpassen aan die van de website waaraan het formulier wordt toegevoegd. Ten tweede kun je bepaalde stappen in het formulier tonen of verbergen. Ten slotte kun je nieuwe velden aan de formulieren toevoegen die passen bij de dienst of apparatuur die wordt geboekt.

Formulieren geoptimaliseerd voor mobiel

In Noord-Amerika komt meer dan 50% van het internetverkeer van mobiele apparaten. In Azië is dat aandeel nog hoger: ongeveer 62% van alle paginaweergaven gebeurt op mobiel. Het grootste deel van het publiek bezoekt de website van een bibliotheek met de mobiele telefoon. Daarom is het cruciaal dat zowel de website als de boekingsformulieren geoptimaliseerd zijn voor het kleinere scherm. Bookly past zich automatisch aan wanneer het detecteert dat de bibliotheekwebsite op een mobiel apparaat wordt bekeken, en toont dan formulieren die speciaal voor mobiel zijn ontworpen.

Zo kan het publiek op elk moment van de dag en waar dan ook een boekingsformulier van de bibliotheek gebruiken. Zowel de desktop- als de mobiele versie van de Bookly-formulieren is getest door duizenden gebruikers. Ze hebben een strakke, intuïtieve interface, zodat het boekingsformulier van de bibliotheek ook echt wordt ingevuld.

Onbeperkt aantal formulieren op de website

Zoals in de inleiding gezegd, bieden bibliotheken het publiek nu een veel breder aanbod aan diensten, ruimtes en apparatuur. Voor elk onderdeel van dat aanbod is bij het boeken specifieke informatie nodig. Met Bookly maak je zoveel formulieren voor de bibliotheekwebsite als je nodig hebt. Elk formulier kan eigen velden hebben, zodat je precies de informatie krijgt die je nodig hebt. Tegelijk komen alle boekingen in dezelfde Bookly-agenda terecht. Zo beheer je eenvoudig alle afspraken, met welk formulier ze ook zijn gemaakt.

Laat betalen voor boekingen

Voor veel diensten of ruimtes die bibliotheken aanbieden, moet worden betaald om de kosten te dekken. Met Bookly kunnen gebruikers bij het boeken online betalen. Bij het instellen van de boekingsformulieren kan de beheerder kiezen voor een aanbetaling of betaling van het volledige bedrag. De aanbetaling is handig om te voorkomen dat voorzieningen worden geboekt en later weer geannuleerd.

Bookly werkt samen met meer dan tien verschillende betaalproviders, zodat het eenvoudig aansluit op de bestaande financiële systemen van de bibliotheek. Betalingen, zowel voltooide als openstaande, kun je sorteren en filteren. Hoeft er voor een dienst of ruimte niet te worden betaald, dan kun je deze stap in het formulier verbergen.

Laat bibliotheekleden hun eigen boekingen beheren

Een van de zorgen bij het invoeren van nieuwe diensten is dat ze nog meer tijd kosten van bibliothecarissen die het al druk hebben. Met Bookly kunnen bibliotheekleden hun eigen boekingen zelf beheren. Na een boeking kan de gebruiker eigen accountgegevens krijgen. Daarmee logt hij in en bekijkt hij de details van zijn boeking. Ook kan hij de boeking wijzigen en zelfs annuleren, als hij daar toestemming voor heeft. Zo hoeven bibliotheekmedewerkers niet zelf boekingsgegevens op te zoeken en wijzigingsverzoeken te verwerken.

Verstuur sms- en e-mailmeldingen

Met sms- en e-mailmeldingen zorg je ervoor dat geboekte voorzieningen ook echt worden gebruikt. Je kunt meldingen automatisch een vaste tijd vóór de boeking laten versturen. Ze bevatten alle informatie over de boeking, waaronder datum, tijdstip en locatie. Met meldingen verminder je het aantal no-shows en halen bibliotheekleden meer uit de voorzieningen die ze boeken.

Meldingen kun je volledig aanpassen aan de wensen van de bibliotheek. Als naam en e-mailadres van de afzender kun je een bibliotheekmedewerker instellen. E-mails kun je als platte tekst of als HTML versturen. En met een WYSIWYG-editor pas je de meegeleverde sjablonen eenvoudig aan. Door de huisstijl aan te passen, ziet degene die boekt meteen dat de melding echt van de bibliotheek komt.

Zoek en filter boekingen eenvoudig

Een groot aantal boekingen handmatig afhandelen kan enorm lastig zijn. Bibliotheekmedewerkers moeten soms specifieke informatie over een bepaalde boeking opzoeken. Met Bookly is zoeken en filteren heel eenvoudig. In het beheerpaneel van Bookly pas je filters toe om snel een eerdere of toekomstige boeking te vinden. Heb je de juiste boeking gevonden, dan kun je hem wijzigen of er een notitie aan toevoegen. Alle boekingen kun je afdrukken als papieren rooster voor medewerkers. Ook kun je boekingen exporteren als CSV, zodat je ze in andere databasesoftware kunt toevoegen of bewerken.

Bibliotheekleden en medewerkers annuleren afspraken eenvoudig

Voor afspraken kun je een minimale annuleringstermijn instellen. Is die termijn verstreken, dan kan de afspraak niet meer worden geannuleerd. Zo voorkom je annuleringen op het laatste moment en worden de voorzieningen van de bibliotheek optimaal benut. Moet een afspraak binnen de toegestane termijn worden geannuleerd, dan zijn er genoeg mogelijkheden. Bibliotheekgebruikers kunnen hun afspraak via de website annuleren. Medewerkers kunnen een afspraak wijzigen en annuleren via het Bookly-dashboard. Je kunt zelfs een annuleringslink opnemen in de e-mailmeldingen, zodat de gebruiker de afspraak direct vanuit zijn inbox kan annuleren.

Keur boekingen handmatig of automatisch goed

Misschien wil je alle boekingen handmatig goedkeuren. Dat kan een goed idee zijn voor evenementenruimtes, waarbij je eerst wilt nagaan wie er boekt. Kies je deze optie, dan zet Bookly de boeking op de status 'In afwachting'. Tot een bibliotheekmedewerker de boeking goedkeurt, blijft ze in afwachting. In andere gevallen wil je boekingen misschien direct goedkeuren. Dat is een goede optie als je de administratieve last zo klein mogelijk wilt houden. Met deze optie worden nieuwe boekingen automatisch goedgekeurd en aan de Bookly-agenda toegevoegd. Je kunt afspraken filteren en sorteren op status: in afwachting of goedgekeurd.

Voeg extra items toe aan een boeking

Bij het instellen van een boeking kun je extra items als 'add-on' aanbieden. Zo biedt de bibliotheek haar gebruikers nog meer waarde. Verhuurt de bibliotheek bijvoorbeeld een vergaderruimte, dan is het logisch om ook een projector, microfoons of ondersteunend personeel aan te bieden. Gebruikers die de ruimte boeken, zien deze extra opties bij het invullen van het afsprakenformulier. Een extra optie kan zelfs extra tijd zijn. Ook dat is een goede optie bij het verhuren van apparatuur of een ruimte.

Maak terugkerende boekingen mogelijk

Met Bookly kun je een optie voor terugkerende boekingen instellen. Gebruikers kunnen een boeking dan de komende weken of maanden laten herhalen. Zo kun je bijvoorbeeld een cursus van zes weken boeken. Of een gebruiker kan elke maandag een bepaalde vergaderruimte reserveren. Dat is handig voor de gebruiker en maakt het beheer van terugkerende boekingen veel eenvoudiger.

Maak wachtlijsten aan

Sommige apparatuur, cursussen of ruimtes zijn erg populair. Dan kun je wachtlijsten aanmaken. Is iets volgeboekt, dan kan de gebruiker zich op een wachtlijst laten zetten. Komt er een plek vrij, dan wordt die gebruiker automatisch aan het vrijgekomen tijdslot toegewezen.

Laat gebruikers reviews geven

Bibliotheken schakelen vaak externe partijen in om cursussen of diensten aan hun gebruikers te verzorgen. Het is nuttig om te peilen wat die gebruikers ervan vinden. Selecteer je deze optie, dan krijgt de gebruiker na de boeking een follow-upbericht. Daarin staat een URL waarmee de gebruiker een review kan achterlaten. Bookly berekent op basis van deze feedback een gemiddelde score. Die score kun je intern gebruiken om degene die de dienst verzorgde te beoordelen. Of je toont hem openbaar op de website, zodat bibliotheekleden er bij hun keuze rekening mee kunnen houden.

Ingebouwde analyses

Bibliotheken meten hun prestaties steeds geavanceerder. Bookly ondersteunt dat met ingebouwde analyses, die je in het beheerdashboard vindt. Met de analyses zie je onder meer hoeveel afspraken er zijn geboekt, hoeveel afspraken er zijn uitgevoerd en welke teamleden ze hebben uitgevoerd. Ook kun je de kosten van boekingen bekijken, zodat je beter inzicht krijgt in de financiële gevolgen van het aanbieden van extra diensten of apparatuur.

Conclusie

Het brede aanbod aan diensten, apparatuur en ruimtes van een 21e-eeuwse bibliotheek vraagt om een even flexibele oplossing voor boekingsformulieren. Bookly is online boekingssoftware die voldoet aan de behoeften van dynamische bibliotheken met een ruim aanbod voor hun lokale gemeenschap.