Як бібліотеки можуть скористатися онлайн-системою бронювання
Онлайн-форми бронювання на сайті можуть принести бібліотекам велику користь. З ними відвідувачі бронюють різноманітні послуги й матеріали, а це допоможе бібліотекам зберегти свою центральну роль і в майбутньому.
Бібліотеки дуже люблять. За даними дослідження Pew Research, 76% американців вважають, що бібліотеки добре задовольняють потреби своєї громади. На жаль, ця любов не перетворюється на відвідування. Те саме опитування показало, що за останні дванадцять місяців бібліотеку відвідали лише 44% американців. А трьома роками раніше цей показник становив 53%.
Бібліотеки знають, що мусять впроваджувати інновації, якщо хочуть і надалі задовольняти потреби своєї громади у XXI столітті. І розуміють, яку роль у цій трансформації відіграватимуть технології.
З одного боку, саме технології спричинили падіння кількості відвідувачів бібліотек. Через безкоштовний цифровий контент бібліотеки вже не відіграють тієї ролі, що раніше. Коли людям потрібні матеріали для дослідження, вони радше відкриють Вікіпедію чи пошукають у Google, ніж підуть до місцевої бібліотеки. А завдяки Amazon асортимент книжок і їхня вартість кардинально змінилися.
Ці тенденції не зміняться, а от роль бібліотек у громаді змінитися може. Бібліотеки завжди пропонували більше, ніж просто можливість позичити книжку. А останніми роками вони швидко розширюють свої пропозиції. Так вони можуть і далі залишатися цінною інституцією в суспільстві.
Наприклад, багато бібліотек тепер пропонують кімнати для зустрічей, презентацій та інших подій. Бібліотеки також вийшли за межі книжок та інших медіа. Вони часто здають в оренду різне обладнання, корисне для місцевої громади. Ще одна поширена пропозиція бібліотек — заходи й заняття, на яких люди опановують корисні й цікаві нові навички.
Нові послуги приносять і нові виклики. Зазвичай вони потребують бронювання додаткового обладнання чи приміщень. Не завжди в бібліотек є системи, що дають змогу відвідувачам бронювати приміщення й обладнання. Коли бюджети й так обмежені, інвестувати в дорогу систему бронювання компʼютерів у бібліотеці не вийде. Тож бібліотекарям часто доводиться вдаватися до тимчасових рішень, які не задовольняють потреб відвідувачів.
Bookly — рішення для онлайн-бронювання, яке може заповнити цю прогалину. Bookly — недорога, але дуже гнучка система бронювання бібліотечних приміщень, яку можна додати на будь-який сайт WordPress. Для налаштування Bookly розробник не потрібен, тож бібліотекарі можуть упровадити його самостійно. Увесь процес налаштування Bookly займає лише кілька хвилин. Коротко кажучи, він ідеально підходить як система бронювання бібліотечних приміщень.
Розгляньмо основні переваги Bookly як для публічних бібліотек, так і для систем бронювання університетських бібліотек.
Налаштуйте форму під сайт бібліотеки
Багато типових онлайн-форм бронювання погано поєднуються із сайтом бібліотеки, на який їх вбудовують. Крім того, їх не можна налаштувати так, щоб збирати саме ту інформацію, яка потрібна для конкретної послуги. Bookly, навпаки, дуже гнучко налаштовується, тож його можна адаптувати під потреби будь-якого бібліотечного сайту.
По-перше, кольори й шрифти можна змінити відповідно до сайту, на який додається форма. По-друге, окремі кроки форми можна показувати або приховувати. І нарешті, до форм можна додавати нові поля відповідно до вимог послуги чи обладнання, яке бронюють.
Форми, оптимізовані для мобільних
У Північній Америці понад 50% інтернет-трафіку припадає на мобільні пристрої. В Азії цей показник ще вищий: приблизно 62% усіх переглядів вебсторінок — з мобільних. Більшість відвідувачів заходитимуть на сайт бібліотеки зі смартфона. Тому критично важливо, щоб і сайт, і форми бронювання були оптимізовані для маленьких екранів. Bookly автоматично підлаштовується, коли визначає, що сайт бібліотеки переглядають із мобільного пристрою, і показує форми, створені спеціально для мобільних.
Тож відвідувачі можуть скористатися формою бронювання бібліотеки будь-коли й звідусіль. І десктопну, і мобільну версії форм Bookly протестували тисячі користувачів. Вони мають сучасний інтуїтивний інтерфейс, щоб форму бронювання бібліотеки заповнювали до кінця.
Необмежена кількість форм на сайті
Як зазначено на початку, бібліотеки тепер пропонують відвідувачам набагато ширший вибір послуг, приміщень і обладнання. Для бронювання кожної з цих пропозицій потрібна своя інформація. З Bookly на сайті бібліотеки можна створити скільки завгодно форм. Кожна форма може мати власні поля, щоб ви отримували саме ту інформацію, яка потрібна. Водночас усі бронювання можна додавати до одного календаря Bookly. Так ви легко керуєте всіма записами, незалежно від того, через яку форму їх зроблено.
Приймайте оплату за бронювання
Багато послуг чи приміщень бібліотек потребують оплати, щоб покрити витрати. Bookly дає змогу користувачам оплачувати онлайн під час бронювання. Налаштовуючи форми бронювання бібліотеки, адміністратор може вибрати депозит або повну оплату. Депозит допомагає уникнути ситуацій, коли ресурси бронюють, а потім скасовують.
Bookly інтегрується з понад десятком різних платіжних шлюзів, тож його легко поєднати з наявними фінансовими системами бібліотеки. Платежі — і завершені, і ті, що очікують, — можна сортувати й фільтрувати. Якщо послуга чи приміщення не потребує оплати, цей крок можна приховати у формі.
Дайте читачам самим керувати своїми бронюваннями
Одне з побоювань під час запровадження нових послуг — що вони заберуть ще більше часу в і без того зайнятих бібліотекарів. Bookly дає читачам змогу самим керувати своїми бронюваннями в бібліотеці. Після бронювання користувач може отримати власні дані облікового запису. Потім він входить і переглядає деталі свого бронювання. Він також може змінити бронювання, зокрема скасувати його, якщо має на це дозвіл. Це звільняє працівників бібліотеки від пошуку інформації про бронювання й обробки запитів на зміни.
Надсилайте SMS- та email-сповіщення
SMS- та email-сповіщення допомагають правильно використовувати заброньовані ресурси. Сповіщення можна налаштувати на автоматичне надсилання за певний час до бронювання. Вони міститимуть повну інформацію про бронювання: дату, час і місце. Сповіщення зменшують кількість неявок і допомагають читачам отримати більше користі від заброньованих ресурсів.
Сповіщення можна повністю налаштувати під вимоги бібліотеки. Імʼя та email відправника можна вказати як дані працівника бібліотеки. Листи можна надсилати у вигляді звичайного тексту або HTML. А редактор WYSIWYG дає змогу легко змінювати готові шаблони. Завдяки фірмовому оформленню людина, яка бронює, одразу побачить, що сповіщення справді від бібліотеки.
Легкий пошук і фільтрування бронювань
Обробляти велику кількість бронювань вручну надзвичайно складно. Працівникам бібліотеки може знадобитися певна інформація про конкретне бронювання. Bookly робить такий пошук і фільтрування дуже простими. В адмінпанелі Bookly можна застосувати фільтри, щоб швидко знайти минуле чи майбутнє бронювання. Знайдене бронювання можна змінити або додати до нього нотатку. Усі бронювання можна роздрукувати, щоб створити паперовий розклад для працівників. Бронювання також можна експортувати в CSV, щоб додати чи змінити їх в іншій програмі для баз даних.
Читачі й працівники легко скасовують записи
Для записів можна встановити мінімальний термін скасування. Після його завершення скасувати запис буде неможливо. Це хороший спосіб уникнути скасувань в останню хвилину й повністю використовувати ресурси бібліотеки. Якщо запис усе ж треба скасувати в дозволений термін, є багато варіантів. Читачі можуть скасувати запис через сайт. Працівники можуть змінити чи скасувати запис у панелі Bookly. Посилання для скасування можна навіть додати в email-сповіщення. Тоді користувач скасує запис просто зі своєї поштової скриньки.
Підтверджуйте бронювання вручну або автоматично
Можливо, ви вирішите підтверджувати всі бронювання вручну. Це може бути слушно для просторів для заходів, коли спершу треба перевірити, хто бронює. Якщо вибрати цей варіант, Bookly присвоює бронюванню статус «В очікуванні». Бронювання залишатиметься в очікуванні, доки працівник бібліотеки його не підтвердить. В інших випадках ви, можливо, захочете, щоб бронювання підтверджувалися одразу. Це хороший варіант, якщо хочете мінімізувати адміністративне навантаження. Тоді нові бронювання автоматично підтверджуються й додаються до календаря Bookly. Записи можна фільтрувати й сортувати за статусом — в очікуванні чи підтверджено.
Додаткові позиції до бронювання
Налаштовуючи бронювання, можна пропонувати додаткові позиції. Так бібліотека дає користувачам ще більше цінності. Наприклад, якщо бібліотека здає в оренду кімнату для зустрічей, є сенс запропонувати також проєктор, мікрофони чи допомогу персоналу. Користувачі, які бронюють кімнату, побачать ці додаткові опції, заповнюючи форму запису. Додатковою опцією може бути навіть додатковий час. Знову ж таки, це хороший варіант для оренди обладнання чи приміщень.
Регулярні бронювання
Bookly дає змогу налаштувати регулярні бронювання. Тобто користувачі можуть повторювати певне бронювання на тижні чи місяці вперед. Наприклад, так можна забронювати заняття на шість тижнів. Або щопонеділка бронювати певну кімнату для зустрічей. Це зручно для користувача й значно спрощує адміністрування регулярних бронювань.
Створюйте листи очікування
Певне обладнання, заняття чи кімнати можуть бути дуже популярними. Для них можна створити листи очікування. Коли щось уже заброньовано, користувач може стати в лист очікування. Щойно місце звільняється, користувача автоматично записують на нього.
Дайте користувачам залишати відгуки
Бібліотеки часто запрошують сторонніх фахівців проводити заняття чи надавати послуги. Корисно знати думку користувачів про них. Якщо ввімкнути цю опцію, після бронювання користувач отримає сповіщення з посиланням, за яким можна залишити відгук. Bookly на основі відгуків формує загальну оцінку. Її можна використовувати для внутрішньої оцінки роботи того, хто надавав послугу. Або показувати публічно на сайті, щоб допомогти читачам ухвалити рішення.
Вбудована аналітика
Бібліотеки дедалі ретельніше відстежують свої показники. Bookly підтримує ці ініціативи вбудованою аналітикою. Аналітика Bookly доступна в адмінпанелі. З її допомогою можна бачити кількість заброньованих записів, скільки записів відбулося і хто з команди їх провів. Також можна переглянути вартість надання бронювань, щоб краще зрозуміти фінансові наслідки запровадження додаткових послуг чи обладнання.
Висновок
Різноманітні послуги, обладнання й приміщення, які пропонує бібліотека XXI століття, потребують так само гнучкого рішення для бронювання. Bookly — програма для онлайн-бронювання, яка задовольняє потреби динамічних бібліотек, що пропонують своїй громаді широкий вибір послуг.
