Cómo pueden beneficiarse las bibliotecas de un sistema de reservas online
Las bibliotecas pueden beneficiarse mucho de añadir formularios de reserva online a su web. Estos formularios permiten al público reservar la amplia variedad de servicios y materiales que ofrecen, lo que ayudará a preservar el papel central de las bibliotecas en el futuro.
El público aprecia mucho las bibliotecas. Un estudio de Pew Research reveló que el 76% de los estadounidenses creía que las bibliotecas atendían bien las necesidades de su comunidad. Por desgracia, este cariño no se traduce en visitas. La misma encuesta mostró que en los últimos doce meses solo el 44% de los estadounidenses había visitado una biblioteca. Tres años antes, esa cifra era del 53%.
Las bibliotecas saben que tienen que innovar si quieren seguir atendiendo las necesidades de su comunidad en el siglo XXI. Y también entienden el papel que tendrá la tecnología en esa transformación.
Por un lado, la tecnología está detrás del descenso de visitantes. Gracias al contenido digital gratuito, las bibliotecas ya no cumplen la misma función que antes. Cuando alguien necesita material de consulta, es más probable que entre en Wikipedia o busque en Google que vaya a su biblioteca local. Además, Amazon ha cambiado radicalmente la oferta de libros disponibles y su precio.
Estas tendencias no van a cambiar, pero el papel de las bibliotecas en la comunidad sí puede hacerlo. Las bibliotecas siempre han ofrecido algo más que préstamo de libros, y en los últimos años no han tardado en ampliar su oferta. Así pueden seguir siendo una institución valorada por la sociedad.
Por ejemplo, muchas bibliotecas ofrecen ahora salas que se pueden reservar para reuniones, presentaciones y otros eventos. También han ido más allá de los libros y otros soportes: a menudo prestan o alquilan otros equipos útiles para la comunidad local. Los eventos y cursos se han convertido en otra oferta habitual, que permite a los ciudadanos aprender habilidades nuevas, valiosas e interesantes.
Ofrecer estos nuevos servicios trae consigo nuevos retos. Normalmente, requieren reservar equipos o espacios adicionales, y las bibliotecas no siempre cuentan con sistemas que permitan a los usuarios reservarlos. Con unos presupuestos ya ajustados, invertir en un costoso sistema de reservas de ordenadores para bibliotecas no es viable. Por eso los bibliotecarios a menudo tienen que recurrir a soluciones improvisadas que no cubren las necesidades del público.
Bookly es una solución de reservas online que puede salvar esa brecha. Es un sistema de reserva de instalaciones para bibliotecas económico pero muy flexible que se puede añadir a cualquier web de WordPress. Configurar Bookly no requiere un desarrollador, así que los propios bibliotecarios pueden ponerlo en marcha, y todo el proceso lleva solo unos minutos. En resumen, es perfecto como sistema de reserva de instalaciones para bibliotecas.
Veamos las principales ventajas de adoptar Bookly como sistema de reservas para bibliotecas, tanto públicas como universitarias.
Personaliza el formulario para que encaje con la web de la biblioteca
Muchos formularios de reserva online «estándar» desentonan con la web de la biblioteca en la que se insertan. Además, no permiten adaptar el formulario para pedir exactamente la información que requiere cada servicio. Bookly, en cambio, es muy personalizable, así que se puede adaptar a las necesidades de cualquier web de biblioteca.
En primer lugar, puedes cambiar los colores y las fuentes para que coincidan con los de la web en la que añades el formulario. En segundo lugar, puedes mostrar u ocultar pasos concretos del formulario. Por último, puedes añadir campos nuevos para cubrir las necesidades del servicio o equipo que se reserva.
Formularios optimizados para móviles
En Norteamérica, más del 50% del tráfico de internet procede de dispositivos móviles. En Asia la cifra es aún mayor: aproximadamente el 62% de todas las visitas web se hacen desde el móvil. La mayoría del público accederá a la web de la biblioteca con su móvil. Por eso es fundamental que tanto la web como los formularios de reserva estén optimizados para pantallas pequeñas. Bookly se adapta automáticamente cuando detecta que la web de la biblioteca se está viendo desde un dispositivo móvil y muestra formularios diseñados específicamente para móviles.
Así, el público puede usar el formulario de reserva de la biblioteca a cualquier hora y desde cualquier lugar. Tanto la versión de escritorio como la móvil de los formularios de Bookly han sido probadas por miles de usuarios. Tienen una interfaz elegante e intuitiva para que el usuario complete el formulario de reserva de la biblioteca.
Número ilimitado de formularios en la web
Como decíamos en la introducción, las bibliotecas ofrecen ahora una variedad mucho mayor de servicios, espacios y equipos al público. Cada una de estas ofertas requiere información específica al reservar. Con Bookly puedes crear tantos formularios como necesites para la web de la biblioteca, cada uno con sus propios campos, para obtener exactamente la información que necesitas. Al mismo tiempo, todas las reservas pueden añadirse al mismo calendario de Bookly, lo que te permite gestionar fácilmente todas las citas, sea cual sea el formulario utilizado.
Cobra las reservas
Muchos de los servicios o espacios que ofrecen las bibliotecas requieren un pago para cubrir costes. Bookly permite a los usuarios pagar online al reservar. Al configurar los formularios de reserva de la biblioteca, el administrador puede elegir cobrar una señal o el importe completo. La señal es útil para evitar que se reserven recursos que luego se cancelan.
Bookly se integra con más de una docena de pasarelas de pago distintas, lo que facilita integrarlo con los sistemas financieros que ya usa la biblioteca. Los pagos, tanto completados como pendientes, se pueden ordenar y filtrar. Si el servicio o espacio no requiere pago, este paso se puede ocultar del formulario.
Permite que los usuarios de la biblioteca gestionen sus propias reservas
Una de las preocupaciones al introducir nuevos servicios es que quiten aún más tiempo a unos bibliotecarios ya muy ocupados. Bookly permite a los usuarios de la biblioteca gestionar sus propias reservas. Al hacer una reserva, el usuario puede recibir sus propios datos de acceso. Después puede iniciar sesión y consultar los detalles de su reserva. También puede modificarla, e incluso cancelarla, si tiene permiso para hacerlo. Así el personal de la biblioteca se ahorra la tarea administrativa de buscar información de reservas y tramitar solicitudes de cambio.
Envía notificaciones por SMS y correo electrónico
Las notificaciones por SMS y correo electrónico garantizan que los recursos reservados se aprovechen bien. Puedes configurarlas para que se envíen automáticamente con una antelación determinada antes de la reserva. Incluyen toda la información de la reserva: fecha, hora y lugar. Las notificaciones reducen el número de ausencias y aumentan el valor que los usuarios obtienen de los recursos que reservan.
Las notificaciones se pueden personalizar por completo según las necesidades de la biblioteca. Puedes poner como remitente el nombre y el correo electrónico de un miembro del personal. Los correos se pueden enviar en texto plano o en HTML, y hay un editor WYSIWYG que facilita modificar las plantillas incluidas. Al personalizar la imagen de marca, quien reserva verá enseguida que la notificación procede realmente de la biblioteca.
Busca y filtra reservas fácilmente
Gestionar manualmente un gran número de reservas puede ser muy difícil. Es posible que el personal de la biblioteca necesite localizar información concreta sobre una reserva. Bookly facilita mucho este tipo de búsquedas y filtrados. Desde el panel de administración de Bookly puedes aplicar filtros para localizar rápidamente una reserva pasada o futura. Cuando encuentres la reserva, puedes modificarla o añadirle una nota. Puedes imprimir todas las reservas para tener un horario en papel para el personal, o exportarlas en CSV para añadirlas o modificarlas en otro programa de bases de datos.
Los usuarios y el personal de la biblioteca pueden cancelar citas fácilmente
Puedes fijar un plazo mínimo de cancelación para las citas. Una vez superado, ya no se podrá cancelar la cita. Es una buena forma de evitar cancelaciones de última hora y garantizar que se aprovechen al máximo los recursos de la biblioteca. Si hay que cancelar una cita dentro del plazo permitido, hay muchas opciones. Los usuarios pueden cancelar su cita desde la web. El personal puede modificar y cancelar citas desde el panel de Bookly. Incluso puedes incluir un enlace de cancelación en los correos de notificación para que el usuario cancele la cita directamente desde su bandeja de entrada.
Aprueba las reservas manual o automáticamente
Puede que prefieras aprobar todas las reservas manualmente. Es buena idea para los espacios de eventos, en los que quieres comprobar primero quién hace la reserva. Si eliges esta opción, Bookly dejará la reserva en estado «pendiente» hasta que un miembro del personal la apruebe. En otros casos, quizá prefieras que las reservas se aprueben al instante, una buena opción si quieres reducir la carga administrativa. Con esta opción, las nuevas reservas se aprueban automáticamente y se añaden al calendario de Bookly. Puedes filtrar y ordenar las citas por estado, ya sea pendiente o aprobada.
Añade elementos adicionales a una reserva
Al configurar una reserva, puedes ofrecer elementos adicionales («extras»). Así la biblioteca aporta aún más valor a sus usuarios. Por ejemplo, si alquila una sala de reuniones, puede tener sentido ofrecer también un proyector, micrófonos o personal de apoyo. Los usuarios que reserven la sala verán estas opciones adicionales al completar el formulario de cita. Una opción adicional podría ser incluso tiempo extra, algo que también conviene incluir al alquilar equipos o espacios.
Permite reservas recurrentes
Bookly te permite configurar una opción de reservas recurrentes. Así, los usuarios pueden hacer que una reserva se repita durante las semanas o meses siguientes. Por ejemplo, para reservar un curso de seis semanas o una sala de reuniones todos los lunes. Es una opción cómoda para el usuario y facilita mucho la gestión de las reservas recurrentes.
Crea listas de espera
Puede que haya equipos, cursos o salas muy solicitados. En ese caso, puedes crear listas de espera. Cuando algo está completo, el usuario puede apuntarse a la lista de espera. Cuando queda una cita libre, se asigna automáticamente a ese usuario.
Permite que los usuarios dejen reseñas
Las bibliotecas suelen recurrir a terceros para impartir cursos o prestar servicios a sus usuarios, y es útil conocer la opinión de esos usuarios. Si activas esta opción, el usuario recibirá un mensaje de seguimiento después de la reserva. Esa notificación incluye una URL que, al hacer clic, le permite dejar una reseña. Bookly usa estas opiniones para calcular una puntuación global, que puedes usar para evaluar en privado a quien prestó el servicio o mostrarla públicamente en la web para orientar la decisión de los usuarios de la biblioteca.
Analíticas integradas
Las bibliotecas son cada vez más exigentes a la hora de medir su rendimiento. Bookly apoya estas iniciativas con analíticas integradas, disponibles desde el panel de administración. Con ellas puedes ver datos como el número de citas reservadas, cuántas se han realizado y qué miembros del equipo las han atendido. También puedes consultar el coste de las reservas para entender mejor las implicaciones económicas de ofrecer servicios o equipos adicionales.
Conclusión
La amplia variedad de servicios, equipos y espacios que ofrece una biblioteca del siglo XXI requiere una solución de formularios de reserva igual de flexible. Bookly es un software de reservas online que cubre las necesidades de las bibliotecas dinámicas que ofrecen una gran variedad de servicios a su comunidad local.
