Comment limiter le nombre de réservations par jour

Quel que soit le planning de travail de vos employés configuré dans Bookly, vous pouvez vouloir limiter le nombre de rendez-vous que vos clients peuvent prendre via votre page de réservation en ligne.

Voici les fonctionnalités de Bookly qui permettent de n’accepter qu’un certain nombre de réservations par journée de travail d’un employé.

Statut « en attente » pour tous les nouveaux rendez-vous

Vous pouvez faire en sorte que chaque réservation créée via Bookly ait par défaut le statut « en attente ». Configurez un email ou SMS automatique qui informe l’employé ou l’administrateur des nouvelles demandes de rendez-vous et ajoutez-y des liens pour approuver ou rejeter automatiquement un rendez-vous.

Vous contrôlez ainsi le nombre de réservations quotidiennes dans votre agenda. Une fois la limite atteinte, vous pouvez créer des rendez-vous personnalisés pour bloquer les disponibilités restantes. Voici comment faire.

Astuce : vous pouvez définir un mode de coloration pour vos rendez-vous dans l’agenda Bookly. Si vous choisissez de les distinguer par statut, vous pouvez choisir n’importe quelle couleur dans Paramètres > Agenda > Mode de coloration.

Limiter les heures de travail quotidiennes des employés

Ce paramètre vous permet de contrôler combien de rendez-vous un employé peut assurer en une journée, en limitant le temps total occupé par les réservations.

Par exemple, si le service dure 1 heure et que vous n’autorisez que 4 heures de travail par jour, le prestataire ne sera plus réservable dès que 4 réservations auront été créées pour la journée.

Lorsque vous modifiez le profil de l’employé, cliquez sur l’onglet Avancé et indiquez la limite dans le champ Limite des heures travaillées par jour.

Limite de réservations par client

Bookly vous permet de gérer la disponibilité des services en limitant le nombre de rendez-vous que chaque client peut prendre sur une période donnée.

Ces règles de planification s’appliquent à chaque paire client/service et bloquent les nouvelles réservations d’un même client pendant une période donnée. Pour en savoir plus sur cette fonction et voir des exemples, cliquez ici.

Des rendez-vous à planifier plus tard

Avec le Bookly Tasks (Add-on), toutes les réservations sont créées comme de vrais rendez-vous, mais sans date ni heure. Vous pouvez ainsi accepter les demandes des clients, qui alimentent automatiquement une liste de tâches à traiter.

Lorsque vous fixez la date et l’heure, vous transformez manuellement la tâche en rendez-vous planifié dans l’administration de Bookly. Vous décidez ainsi du nombre de réservations par jour et organisez les rendez-vous pour éviter la surcharge.

Le Bookly Tasks (Add-on) est disponible à l’achat ici.

Nous espérons que ces recommandations vous aideront à gérer le planning de travail de vos employés et à fixer des limites de réservation précises.

Vous pouvez toujours nous contacter pour toute question : nous serons ravis d’adapter les paramètres de Bookly à votre situation.