Ожидающие записи

Используйте функцию ожидающих записей, чтобы вручную подтверждать все новые записи, которые клиенты создают через форму записи.

По умолчанию все новые записи сразу подтверждаются клиентам (при этом вы всё равно можете отменить и даже удалить подтверждённые записи).

Если вы хотите, чтобы новые записи создавались в статусе ожидания, перейдите в Настройки > Записи > Статус записи по умолчанию.

Статус ваших записей может автоматически меняться с «В ожидании» на «Подтверждено» сразу после успешной оплаты. Как только Bookly получит от платёжной системы подтверждение, что оплата прошла, статус записи изменится с Первоначального статуса записи на статус, выбранный в Appointments > Статус записи после успешной оплаты.

Опыт клиента

При включённой функции ожидающих записей ваши клиенты могут получать два уведомления после оформления записи:

Сразу после записи — сообщение о том, что заявка получена и с клиентом свяжутся для подтверждения записи (см. Уведомление для клиента о записи со статусом “В ожидании” в разделах Bookly > Email уведомления и SMS уведомления).

Немного позже, когда вы подтвердите запись в панели администратора Bookly, — сообщение о подтверждённой записи (см. Уведомление для клиента о записи со статусом “Подтверждено” в разделах Bookly > Email уведомления и SMS уведомления).

Если вы используете онлайн-оплату, с клиента всё равно списывается оплата в момент записи, но вы всегда можете использовать эту сумму как предоплату для будущих записей или вручную вернуть деньги.

Настройка и использование

1. Включите функцию в Настройки > Записи > Статус записи по умолчанию.

2. В разделе «Внешний вид» выберите соответствующую вкладку для последнего шага процесса записи и обновите текст (по умолчанию там написано, что новая запись подтверждена), сообщив клиенту, что запись пока должна быть проверена администратором и что клиент получит уведомление, как только это произойдёт.

3. Настройте email- и/или SMS-уведомления для обоих этапов процесса записи:

a) Уведомление для клиента о записи со статусом “В ожидании”;
b) Уведомление для клиента о записи со статусом “Подтверждено”.

Разрешить сотрудникам подтверждать свои записи

Автоматические письма о новых ожидающих записях можно отправлять соответствующему сотруднику со ссылкой, при клике на которую в письме запись автоматически подтвердится, будет отклонена или отменена.

Коды находятся сразу под окном редактирования письма в разделе Email уведомления:

{approve_appointment_url} — ссылка для сотрудника, чтобы подтвердить ожидающую запись.
{cancel_appointment_url} — ссылка для сотрудника, чтобы отменить запись.
{cancel_appointment_confirm_url} — ссылка для сотрудника, чтобы отменить запись с подтверждением.
{reject_appointment_url} — ссылка для сотрудника, чтобы отклонить запись.

После того как сотрудник нажмёт на ссылку, запись в календаре Bookly изменит статус с «В ожидании» на соответствующий.

В разделе Настройки > Настройки URL задайте адреса страниц, которые будут показаны сотруднику после успешного подтверждения, отклонения и отмены записи.

СМ. ТАКЖЕ

Уведомления — узнайте всё о триггерных и отложенных email- и SMS-уведомлениях для клиентов и сотрудников.