Collaborative Services Add-on
Wichtig
Abschnitt betitelt „Wichtig“Alle Add-ons für Bookly setzen voraus, dass Bookly PRO installiert und aktiviert ist.
Bookly Collaborative Services (Add-on) ermöglicht die Erstellung von Dienstleistungen, die die gleichzeitige Beteiligung mehrerer Mitarbeiter oder eines Mitarbeiters und gemeinsam genutzter Ressourcen erfordern, die für die Erbringung der Dienstleistung unerlässlich sind. Mit dieser Funktion können Ihre Kunden Termine buchen, bei denen zwei oder mehr Mitarbeiter zusammenarbeiten. Darüber hinaus können Sie verschiedene gemeinsam genutzte Ressourcen wie Räume, Tische, Geräte, bestimmte Werkzeuge und Vorrichtungen anlegen und verwalten. Das sorgt für eine effiziente Verwaltung und verhindert Doppelbuchungen bereits genutzter Ressourcen.
Einrichtung und Konfiguration
1. Kaufen Sie das Bookly Collaborative Services (Add-on), laden Sie es herunter, installieren und aktivieren Sie es unter Plugins.
2. Bevor Sie kollaborative Dienstleistungen einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie die einfachen Dienstleistungen erstellt haben, aus denen sie zusammengesetzt werden sollen. Diese einfachen Dienstleistungen können auf „Privat“ gesetzt werden, wenn Sie sie Kunden nicht einzeln anbieten möchten.
Um eine kollaborative Dienstleistung zu erstellen, klicken Sie auf Dienstleistung hinzufügen, geben Sie deren Titel ein und wählen Sie Kollaborative. Klicken Sie auf Service anlegen.
3. Wenn sich die Dienstleistungskarte öffnet, finden Sie im Tab Allgemein ein Dropdown-Menü, mit dem Sie einfache Dienstleistungen und Ressourcen (siehe unten, wie Sie Ressourcen erstellen und Ihren kollaborativen Dienstleistungen hinzufügen) zu einem einzigen Standardtermin zusammenfassen können.
4. Unter Einstellungen > Kollaborative Dienstleistungen haben Sie die Möglichkeit, die Auswahl der Mitarbeiter durch den Kunden während des Buchungsvorgangs zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Gleiche Dauer
Wenn Sie die Einstellung Gleiche Dauer für eine kollaborative Dienstleistung aktivieren, erhält jede darin enthaltene einfache Dienstleistung dieselbe Dauer wie die längste unter ihnen. Das stellt sicher, dass alle Dienstleistungen und Ressourcen für dieselbe Dauer reserviert werden, was die Terminplanung vereinfacht – insbesondere, wenn Ressourcen beteiligt sind. Ist diese Einstellung deaktiviert, behält jede einfache Dienstleistung ihre eigene, in ihren Einstellungen festgelegte Dauer.
So erstellen Sie eine Ressource und verwenden sie in einer kollaborativen Dienstleistung
Angenommen, Sie haben einen Besprechungsraum (eine Ressource) und zwei Mitarbeiter werden benötigt, um darin Beratungsgespräche durchzuführen. Um Doppelbuchungen des belegten Besprechungsraums zu vermeiden, gehen Sie wie folgt vor:
1. Fügen Sie im Bereich Mitarbeiter einen Mitarbeiter mit dem Namen „Besprechungsraum“ hinzu.
2. Erstellen Sie eine einfache Dienstleistung mit dem Namen „Raum“. Wenn Kunden diese Dienstleistung nicht separat buchen sollen, setzen Sie deren Sichtbarkeit auf Privat. Weisen Sie dieser Dienstleistung den Mitarbeiter „Besprechungsraum“ zu.
3. Erstellen Sie eine weitere Dienstleistung mit dem Namen „Beratung“ und der Sichtbarkeit Privat. Weisen Sie dieser Dienstleistung zwei Mitarbeiter zu.
4. Erstellen Sie eine neue kollaborative Dienstleistung mit dem Namen „Beratung“. Fügen Sie die Dienstleistungen „Raum“ und „Beratung“ als einfache Dienstleistungen innerhalb dieser kollaborativen Dienstleistung hinzu.
Wenn ein Kunde nun im Frontend eine neue Buchung vornimmt, werden sowohl Ihr Mitarbeiter als auch der Besprechungsraum reserviert. Dies wird im Bookly-Kalender entsprechend angezeigt.
Wenn der nächste Kunde versucht, eine „Beratung“ zu buchen, zeigt das System nur die Zeitfenster an, in denen der Besprechungsraum frei ist.
Kollaborative Dienstleistungen sind in der Liste der Dienstleistungen mit einem entsprechenden Symbol gekennzeichnet.
Wenn ein Kunde eine kollaborative Dienstleistung bucht, zeigen sowohl Ihr Bookly-Kalender als auch der Bereich Termine separate Termine für jede an dieser Buchung beteiligte Dienstleistung an.
Um festzustellen, ob ein Termin Teil einer kollaborativen Dienstleistung ist, klicken Sie einfach darauf.
Sie können auch auf den Indikator klicken, um die Liste der Dienstleistungen anzuzeigen, aus denen die kollaborative Dienstleistung besteht.
In unserem Blog haben wir weitere Szenarien für das Hinzufügen von Ressourcen zu Buchungen beschrieben.
Wenn Ihre kollaborative Dienstleistung aus zwei oder mehr Dienstleistungen besteht, die mehreren Mitarbeitern zugewiesen sind, können Kunden nicht individuell einen Mitarbeiter für jeden Teil der kollaborativen Dienstleistung auswählen. Stattdessen erlaubt das System die Auswahl eines Mitarbeiters nur für die erste Dienstleistung innerhalb des komplexen Termins (sofern die Option Auswahl eines bestimmten Mitarbeiters nicht zulassen unter Einstellungen > Kollaborative Dienstleistungen deaktiviert ist); die übrigen Mitarbeiter werden automatisch zugewiesen.
So planen Sie einen Termin für mehrere Mitarbeiter
Um einen Termin zu planen, an dem mehrere Mitarbeiter gleichzeitig beteiligt sind, gehen Sie wie folgt vor:
- Erstellen Sie eine einzige einfache Dienstleistung. Weisen Sie diese Dienstleistung allen an dem Termin beteiligten Mitarbeitern zu.
- Erstellen Sie eine neue Dienstleistung vom Typ Kollaborative. Fügen Sie die vorhandene einfache Dienstleistung so oft hinzu, wie Mitarbeiter für die Buchung benötigt werden.
Besteht Ihre kollaborative Dienstleistung beispielsweise aus zwei einfachen Dienstleistungen, werden für solche Termine zwei Mitarbeiter gebucht. Fügen Sie dieser kollaborativen Dienstleistung entsprechend drei einfache Dienstleistungen hinzu, werden für solche Termine drei Mitarbeiter gleichzeitig gebucht.
Kunden erhalten eine einzige Benachrichtigung für die gebuchte Dienstleistung, während Mitarbeiter für jeden gebuchten Termin eine Benachrichtigung erhalten.
Kollaborative Dienstleistungen können nur über das Frontend gebucht werden. Administratoren können im Backend keine Termine mit kollaborativen Dienstleistungen erstellen, aber jeden Termin manuell als Teil der kollaborativen Dienstleistung hinzufügen.
Hinweis
Abschnitt betitelt „Hinweis“Derzeit ist es nicht möglich, einfache Dienstleistungen mit einer Dauer von mehr als 1 Tag und weniger als 1 Tag zusammen als Teil einer kollaborativen Dienstleistung zu verwenden. Solche kollaborativen Dienstleistungen sind über das Frontend nicht buchbar.
Wichtig
Abschnitt betitelt „Wichtig“Bookly Collaborative Services (Add-on) ist nicht kompatibel mit dem Bookly Custom Duration (Add-on).
Testen Sie diese Demo, um besser zu verstehen, wie das Collaborative Services (Add-on) funktioniert.
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